세금계산서 발행 방법 정보를 찾고 계신가요?
이 글을 읽고 관련 내용을 확실히 알게 되실 겁니다.
세금계산서 발행방법 및 이유, 양식, 작성방법까지 확인하러 가 보시죠.
글의 순서
- 1. 세금계산서란?
- 2. 세금계산서 발행 이유
- 3. 세금계산서 발행 방법
- 4. 세금계산서 작성 시 주의사항
- 5. 세금계산서의 필수 기재사항
- 6. 세금계산서 발행 양식
- 7. 세금계산서 작성방법 1
- 8. 세금계산서 작성방법 2
- 9. 세금계산서 작성방법 3
- 10. 세금계산서 Q&A
- 11. 세금계산서를 분실한 경우에는?
- 12. 세금계산서를 E-Mail로 전송하여도 되나요?
1. 세금계산서란?
제가 운영하는 작은 가구 제조업체에서는 매달 여러 거래처와 재화나 용역을 주고받으면서 세금계산서를 자주 발행합니다. 최근에는 대규모 오피스 리모델링 프로젝트를 맡으면서 세금계산서의 중요성을 절실히 느꼈습니다.
이번 프로젝트는 나름 큰 규모여서 계약 초기부터 모든 절차를 체계적으로 진행해야 했는데요. 계약서 작성 후 첫 번째 납품을 완료한 날, 거래처의 재무팀으로부터 세금계산서를 요청받았습니다.
그동안 저희가 공급한 물품의 가액과 부가가치세를 정확히 기재한 세금계산서를 발행하고, 거래처의 사업자등록번호와 성명을 확인하여 기재한 후 거래처에 전달했습니다. 거래처에서도 곧바로 세금계산서를 수령하고 확인하여, 저희 회사의 계좌로 대금을 입금해 주었습니다.
이 과정에서 세금계산서의 역할을 다시 한 번 실감하게 되었습니다. 세금계산서는 단순히 거래 내역을 증명하는 문서가 아니라, 법적으로 거래의 신뢰성을 보장하고, 부가가치세 신고에 있어서도 중요한 역할을 합니다.
한 번은 다른 소규모 거래처에서 간이과세자로 등록된 곳이 있어서 세금계산서를 발행할 수 없는 상황이 있었습니다. 이 거래처와의 거래에서는 세금계산서 대신 영수증을 발행해야 했습니다.
이 경우에는 거래가 소액이어서 큰 문제가 없었지만, 추후 세무 신고 시에는 영수증을 잘 보관하고 관리해야 했습니다.
사업을 하다보면 자주 접하는 것이 세금계산서인데요. 세금계산서란 과세사업자가 재화 또는 용역을 공급하고 상대방으로부터 부가가치세를 포함하여 거래하였다는 사실을 확인해 주는 중요한 증빙서류입니다.
세금계산서는 사업자등록을 한 사업자에 한하여 교부할 수 있으며, 간이과세자는 영수증만 교부할 수 있고, 면세사업자는 부가가치세납세의무 자체가 없으므로 세금계산서를 교부할 수 없습니다.
세금계산서 발행 방법 및 주의점은 아래에서 알아 보겠습니다.
2. 세금계산서 발행 이유
세금계산서는 일반적으로 사업자가 재화 또는 용역을 공급할 때 부가가치세를 거래징수하고 이를 증명하기 위하여 교부하는 영수증인데요.
세금계산서를 발행하는 이유는 일반거래일 경우 송장의 역할을 합니다. 만약 외상거래라면 나중에 돈을 받을 청구서의 역할을 하고, 현금거래라면 대금 영수증의 역할도 할 수 있습니다. 좀 더 자세한 내용은 아래에서 알아 보겠습니다.
세금계산서 발행하는 이유
- 송장의 역할 (일반거래)
- 청구서의 역할 (외상거래)
- 대금영수증의 역할 (현금거래)
- 기장에 있어 기초적인 증빙자료
- 매출세액과 매입세액의 적정성 여부를 확인하는 자료
- 법인세의 과세자료로 활용
- 매입세액을 공제받기 위하여 꼭 필요한 서류
3. 세금계산서 발행 방법
세금계산서를 발행하기 위해서는 꼭 기재해야 할 사항과 주의사항이 있는데요. 필수적 기재사항 이외에 공급받는 자의 상호, 성명, 주소, 거래 당사자의 업태, 종목, 공급 품목, 수량, 단가 등 기재하여야 할 사항이 있습니다.
세금계산서는 거래증빙으로서의 역할을 담당하기 때믄에 임의적 기재사항이라 하더라도 빠짐없이 기재하는 것이 좋습니다.
| 필수적 기재사항 | – 공급자의 등록번호와 성명 또는 명칭 – 공급받는 자의 등록번호 – 작성연월일 – 공급가액과 부가가치세액 |
| 임의적 기재사항 | – 규격, 수량, 단가 – 사업장 주소, 업태, 종목 – 외상 미수금 – 비고란 등 |
4. 세금계산서 작성 시 주의사항
세금계산서의 기재사항이 사실과 다르게 기재되면 세금계산서로서의 효력이 인정되지 않으므로 사실대로 정확히 기재해야 합니다.
세금계산서를 주고받지 않거나, 사실과 다르게 주고받을 때는 공급자는 공급가액에 대한 일정한 가산세를 물게 되니 주의하셔야 합니다. 또한, 매입자는 매입 시 부담한 부가가치세를 공제받을 수 없는 불이익을 받을 수도 있습니다.
만약 허위로 세금계산서를 주고받거나 이를 중개하는 행위에 대해서는 구속 또는 무거운 벌금이 부과될 수도 있습니다. 위장, 가공 세금계산서를 수취한 경우에는 매입세금계산서에 대한 세액공제를 받을 수 없습니다.
여기서, ‘위장세금계산서’란 물건을 구입하거나 서비스를 제공받은 사실은 있으나 실제 공급자가 아닌 다른 사업자 명의로 교부된 세금계산서를 말합니다.
‘가공세금계산서’란 물건을 구입하거나 서비스를 제공받은 사실이 없이 교부된 세금계산서를 말하는 것으로 이러한 세금계산서를 통하여 매입세액공제를 받을 경우 추후 가산세와 부가가치세, 법인세, 소득세가 추징됩니다.
세금계산서 양식 발행 주의사항
세금계산서의 교부
- 세금계산서는 공급받는 자 보관용 (청색) 1매와
- 공급자 보관용 (적색) 1매를 작성하여
- 각각 1매씩 보관하고
- 부가가치세 신고 시 공급받는 자는 매입처별세금계산서합계표를 작성하여 제출하고,
- 공급자는 매출처별세금계산서합계표를 작성하여 제출해야 합니다.
5. 세금계산서의 필수 기재사항
- 세금계산서를 교부하거나 교부받을 때에는 다음의 필수 기재사항이 정확히 기재되었는지 확인해야 합니다.
- 공급자의 등록번호와 성명 또는 명칭
- 공급받는 자의 등록번호
- 작성연월일
- 공급가액과 부가가치세액
- 필요적 기재사항이 사실과 다르게 기재되면 매입세액을 공제받지 못하거나 가산세를 물게 되므로 주의해야 합니다.
사업자 확인
- 간이과세자 및 폐업자 (폐업자가 폐업일 이후에 재고품을 처분하면서 종전의 사업자등록번호를 사용하여 세금계산서를 발행하는 경우 등)가 발행한 세금계산서에 대하여는
- 매입세액공제를 받을 수 없으므로, 거래상대방이 정상적인 일반과세인지를 확인해 보는 것이 좋습니다.
- 국세청 인터넷 홈페이지 (www.nts.go.kr)에서 ‘사업자 과세유형 / 휴폐업 조회’를 선택하여 본인 및 거래 상대방의 사업자등록번호를 입력하며 이를 확인 가능합니다.
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6. 세금계산서 발행 양식
7. 세금계산서 작성방법 1
- ‘숫자‘는 아라비아 숫자로, ‘문자‘는 한글로 기재합니다.
- ‘공급자‘란은 세금계산서에 미리 인쇄하여 사용하거나 고무인으로 날인해야 합니다.
- 공급받는 자의 ‘등록번호’란에는 공급받는 자의 사업자등록번호를 기재하고, 공급받는 자가 부가가치세 면세사업자인 경우에는 소득세법 또는 법인세법의 규정에 의한 등록번호 또는 고유번호를 기재 합니다.
- 공급자 및 공급받는 자의 ‘업태종목‘란에는 공급자 및 공급받는 자의 사업자등록증에 기재된 업태와 종목을 기재합니다.
- 업태와 종목이 여러 가지가 있을 경우에는 그 중에서 당해 공급거래 품목에 해당하는 업태와 종목을 지재하면 됩니다.
- 단, 2가지 이상의 업태와 종목을 동시에 거래하는 경우에는 공급가액이 가장 큰 품목에 해당하는 업태와 종목을 기재하되 ’00외‘라고 기재합니다.
8. 세금계산서 작성방법 2
- ‘작성 연월일‘ 란에는 세금계산서를 실제로 작성하는 일자를 기재합니다.
- 단, 세금계산서를 거래가 발생할 때마다 작성하지 않고 일정 기간의 거래를 합한 세금계산서를 교부하는 경우에는 거래월의 말일자나 관행상 정해진 기간의 최종 일자를 기재합니다.
- 예를 들어 매월 1일부터 말일까지의 거래를 합산하는 경우에는 매월 말일을 작성 연월일로 작성하여 매월 1일부터 10일까지,
- 11일부터 20일까지, 21일부터 말일까지와 같이 한 달에 3번 마감을 하는 경우에는 각 기간의 최종일자인 해당 월의 10일, 20일, 말일을 각각 작성 년월일로 작성합니다.
- ‘공급가액‘ 란에는 재화 또는 용역의 공급에 대하여 거래상대방으로부터 받는 가액 (부가가치세를 제외한 금액)인 과세표준을 기재합니다. ‘공란수’에는 공급가액으로 기재한 금액 앞에 남아 있는 빈칸 수를 기재합니다.
- ‘세액‘ 란에는 재화 또는 용역의 공급가액에 세율을 적용하여 산출한 부가가치세액을 기재합니다. 부가가치세법에 의거하여 영세율이 적용되는 거래의 경우에는 ‘영세율‘이라 기재합니다.
- ‘비고‘ 란에는 ‘공급받는 자’가 일반소비자인 경우, 공급받는 자의 주민등록번호를 기재합니다.
- 만약 상대방이 비사업자인 외국인인 경우에는 ‘공급받는 자’ 란에 당해 외국인의 성명과 거주지를 기재하고 ‘비고’ 란에는 국적과 여권번호를 기재합니다.
- 거래금액을 합계한 세금계산서를 교부하는 경우에는 ‘합계’라고 기재하면 됩니다.
9. 세금계산서 작성방법 3
- ‘품목‘ 란에는 공급가액이 가장 큰 품목 순으로 기재합니다.
- 품목을 기재할 수 있는 칸의 수가 4칸밖에 되지 않으므로 만약 거래품목이 4가지를 초과할 경우에는, 마지막 줄의 ‘품목’ 란에 ’00의 0종’으로 기재하고, 공급가액 및 세액란은 별도로 기재하지 못한 품목들을 합계하여 기재하며, 규격, 수량, 단가는 기재하지 않습니다.
- 월 합계 세금계산서 또는 일정 기간을 합계한 세금계산서의 경우에는 첫째줄의 ‘품목’ 란에 ‘주요품목 외 0종’ (00의 0종)으로 기재합니다.
- 공급가액과 세액란은 전체를 합계한 금액으로 기재할 수 있으며 이 경우에는 규격, 수량, 단가는 기재하지 않습니다.
- 이 때 월 합계 세금계산서의 경우에는 ‘비고’ 란에 ‘합계’라고 기재합니다.
- ‘이 금액을 영수(청구)함‘ 란은 현금 판매 시 ‘영수’로 작성합니다.
- 세금계산서가 영수증(입금표)으로서의 역할을 하도록 하며, 외상 판매 시에는 ‘청구’로 작성하여 청구서의 역할을 하도록 합니다.
10. 세금계산서 Q&A
Q1. 세금계산서는 왜 2장을 발행해야 하나요?
부가가치세법에 의하면 세금계산서는 공급자가 2부를 발행하여 공급받는 사업자에게 1부를 교부하고 나머지 1부는 공급하는 사업자가 보관하도록 하고 있습니다.
부가가치세 납부세액을 계산할 때 공제해 주는 부가가치세 매입세액은 반드시 세금계산서를 교부받은 거래에 한하여 공제해 주므로, 세금계산서는 부가가치세 매입세액공제의 중요한 증빙이 됩니다.
Q2. 세금계산서는 언제 교부해야 하나요?
세금계산서는 거래일의 다음 달 10일까지 거래일을 작성일로 기재하여 교부하여야 합니다.
월 합계 세금계산서의 경우 당해 월의 말일을 발행일자로 하여, 또는 사업자가 임의로 정한 기간의 합계세금계산서는 그 기간의 마지막 날을 작성일자로 하여 다음달 10일까지 교부할 수 있습니다.
Q3. 세금계산서를 교부할 수 없는 사업자는 누구인가요?
- 소매, 음식, 서비스업 등 최종 소비자를 대상으로 사업을 영위하는 사업자는 일반과세자인 경우에도 세금계산서 대신 영수증을 교부합니다.
- 상기 사업자도 세금계산서 교부를 요구한 경우에는 교부 가능합니다.
- 다만, 아래의 사업자는 상대방이 세금계산서 발행을 요구하여도 세금계산서를 교부할 수 없으므로 영수증 교부 대상 사업자에 해당됩니다.
- 목욕, 이발, 미용업
- 여객운송업 (전세버스 제외)
- 입장권을 발행하여 영위하는 사업
11. 세금계산서를 분실한 경우에는?
세금계산서를 분실한 경우에는 거래처로부터 원본을 복사하여 원본대조필 도장을 받으면 정당한 세금계산서로 간주됩니다.
공급자 입장에서 매출 세금계산서를 분실한 경우와 공급받은 자 입장에서 매입세금계산서를 분실한 경우에는 다음과 같이 처리하면 됩니다.
Q1. 세금계산서를 발행해 주지 않을 때는 어떻게 해야 하나요?
매입자발행 세금계산서 제도에 의해 매입세액 공제를 받을 수 있습니다. 매입자발행 세금계산서 제도란 세금계산서 교부의무가 있는 사업자(일반과세자)가 재화 또는 용역을 공급하고 그에 대한 세금계산서 발행을 하지 않는 경우,
재화 또는 용역을 공급받은 사업자 (매입자)가 관할세무서장의 확인을 받아 세금계산서를 발행할 수 있는 제도입니다.
Q2. 세금계산서를 주고 받을 때 주의해야 할 사항은?
세금계산서 교부하거나 받을 때에는 아래의 필수적 기재사항이 정확히 기재되었는지를 꼭 확인해야 합니다.
- 공급자의 등록번호, 성명 또는 명칭
- 공급받은 자의 등록번호
- 공급가액과 부가가치세액
- 작성연월일
Q3. 일반영수증과 세금계산서의 차이점은?
거래상대자가 사업자가 아니고 일반소비자일 경우에는 꼭 세금계산서가 필요하지 않습니다. 소비자가 부가가치세를 전부 부담하게 되지만 직접 부가가치세를 납세하지 않고 대신 사업자가 소비자에게 징수해서 납세하게 됩니다.
소비자는 재화, 용역을 공급할 일이 없기 때문에 세무서에 납세할 매출세액이 없고, 더욱이 매출세액에서 공제할 매입세액도 없습니다.
그렇기 때문에 매입세액을 증빙할 만한 세금계산서가 꼭 필요하지도 않고 오히려 세금계산서를 발행하게 되면 불편하게 됩니다.
따라서, 일반소비자와의 거래는 세금계산서 대신 영수증을 교부하게 되는데, 영수증은 세금계산서의 필요적 기재사항 중 거래상대자와 부가가치세액을 별도로 기재하지 않은 약식의 계산서를 말합니다.
12. 세금계산서를 E-Mail로 전송하여도 되나요?
세금계산서는 필요적 기재사항과 임의적 기재사항을 기재하여 이를 인터넷에 의하여 전송하고 공급자와 공급받는 자가 각각 출력하여 보관하는 경우에는 가능합니다.
Q1. 세금계산서 용지의 색상이 달라도 되나요?
세금계산서의 적색(매출)과 청색(매입)의 구분은 필요적 기재사항 또는 임의적 기재사항에 해당하지 않기 때문에 색상은 상관이 없습니다.
Q2. 세금계산서의 도장이 누락되어도 정당한가요?
세금계산서를 교부하는 경우 공급받는 자의 인감(도장)은 필요적 기재사항이 아니므로 반드시 날인하여야 하는 것은 아닙니다. 다만, 거래 당사자 간에 민사상 다툼이 있는 경우에 도장의 날이 여부가 판단 자료가 될 수도 있습니다.
오늘은 세금계산서 발행 방법 및 양식 작성법 등에 대해서 알아 보았습니다. 아래 홈페이지에서 사업장 채용 정보를 얻을 수 있으니 방문해 보셔도 좋겠습니다.
